Polityka prywatności

Chcąc zapewnić transparentność procesów przetwarzania danych osobowych, przedstawiamy obowiązujące w Circular Clothing sp. z o. o. zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

I. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, jest spółka Circular Clothing sp. z o.o. z siedzibą w Inowrocławiu (88-100), ul. Orłowska 43 (KRS: 0000973585), prowadząca sklep internetowy The Homies Club (thehomiesclub.pl). W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą się Państwo z nami skontaktować e-mailem: contact@thehomiesclub.pl, telefonicznie: +48 574 115 943 lub listownie na adres siedziby.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD) – we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio z nami (dane kontaktowe powyżej).

Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w różnych celach i zakresie, m.in.:

Cel przetwarzania:

– Wysyłka newslettera z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej

Podstawa prawna przetwarzania:

– Art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest marketing produktów i usług własnych
– Art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. zgoda, w przypadku marketingu za pomocą telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub przesyłania informacji handlowej drogą elektroniczną Do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, tj. okazania w dowolny sposób, że nie życzą sobie Państwo otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach

Okres przechowywania danych:

– Po wycofaniu zgody lub wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze i związanymi z nimi roszczeniami (terminy przedawnienia roszczeń liczone od wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu)

Cel przetwarzania:

– Rejestracja konta w sklepie internetowym, poprzez wypełnienie formularza na stronie www.

Podstawa prawna przetwarzania:

– Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność przetwarzania w celu świadczenia usługi w postaci prowadzenia konta w sklepie internetowym

Okres przechowywania danych:

– Do czasu wniesienia sprzeciwu tj. zgłoszenia żądania usunięcia konta

Cel przetwarzania:

– Realizacja umowy z klientem
– Dochodzenie i obrona roszczeń

Podstawa prawna przetwarzania:

– Art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. niezbędność przetwarzania dla realizacji umowy
– Art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. realizacja uzasadnionych interesów Administratora w postaci dochodzenia i obrony roszczeń
– Art.6 ust. 1 lit. f RODO, tj. realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest możliwość zdobycia wiedzy na temat jakości oferowanych produktów, jak również umożliwienie zapoznania się z wystawioną recenzją innym kupującym

Okres przechowywania danych:

– Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania – do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających

Cel przetwarzania:

Rozpatrywanie skarg i reklamacji oraz udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane drogą mailową oraz przez www.

Podstawa prawna przetwarzania:

– Art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. niezbędność przetwarzania dla realizacji umowy
– Art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. obowiązek prawny związany z rozpatrywaniem skarg i reklamacji
– Art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w postaci udzielania wszelkich informacji związanych z realizacją swoich celów biznesowych

Okres przechowywania danych:

– Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
– Przez 1 rok po udzieleniu odpowiedzi na zapytanie nie związane z rękojmią czy reklamacją

Cel przetwarzania:

– Przyjęcie i obsługa oświadczenia o odstąpieniu od umowy (zwrotu), w tym sprawdzenie zamówienia po numerze i adresie e-mail, przesłanie potwierdzenia otrzymania oświadczenia (z jego treścią oraz datą i godziną złożenia) i zwrot płatności – przy płatności przy odbiorze (pobranie) przelewem na wskazany przez Państwa rachunek bankowy
– Wykazanie złożenia i treści oświadczenia, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz ochrona formularza przed nadużyciami (ograniczenie liczby prób)
– Dobrowolna ankieta wyświetlana po złożeniu oświadczenia (powód zwrotu, dopasowanie rozmiaru, chęć wymiany, krótka uwaga) – ulepszanie rozmiarówki, produktów i obsługi oraz statystyki zwrotów

Zakres danych:

– Imię i nazwisko, adres e-mail, numer zamówienia, wybrane produkty i ich liczba, data i godzina złożenia oświadczenia; przy płatności przy odbiorze – numer rachunku bankowego; dane techniczne: skrót (hash) adresu IP utworzony z tajnym kluczem oraz informacja o przeglądarce
– Odpowiedzi z ankiety (powód, rozmiar, chęć wymiany, krótka uwaga) – ich podanie jest dobrowolne i nie ma wpływu na odstąpienie od umowy

Podstawa prawna przetwarzania:

– Art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. obowiązek prawny – przyjęcie oświadczenia o odstąpieniu od umowy, przesłanie potwierdzenia jego otrzymania na trwałym nośniku i zwrot płatności (art. 30 i art. 32 ustawy o prawach konsumenta; wobec konsumentów z Niemiec – § 356a i § 357 niemieckiego kodeksu cywilnego BGB), w tym numer rachunku bankowego przy płatności przy odbiorze
– Art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes Administratora – wykazanie złożenia i treści oświadczenia, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz ochrona formularza przed nadużyciami
– Art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes Administratora – ulepszanie rozmiarówki, produktów i obsługi na podstawie dobrowolnej ankiety. Mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21 RODO), pisząc na adres contact@thehomiesclub.pl – wtedy usuniemy Państwa odpowiedzi z ankiety

Okres przechowywania danych:

– Dane zgłoszenia (imię i nazwisko, adres e-mail, treść oświadczenia, dane techniczne, w tym notatki obsługi) – 36 miesięcy od złożenia oświadczenia; po tym czasie usuwamy je lub anonimizujemy, a zostają wyłącznie dane statystyczne niepozwalające na identyfikację (np. produkt, rozmiar, kraj, data)
– Numer rachunku bankowego – przechowujemy go w formie zaszyfrowanej i usuwamy po 120 dniach od złożenia oświadczenia (dane wykonanego przelewu pozostają w dokumentacji bankowej i księgowej przez okres wymagany przepisami)
– Odpowiedzi z ankiety – zapisujemy je bez imienia, nazwiska i adresu e-mail (adresy e-mail i numery telefonów wpisane w polu uwag usuwamy automatycznie); przez okres przechowywania zgłoszenia są z nim powiązane wyłącznie identyfikatorem technicznym, a po anonimizacji zgłoszenia zostają jako dane statystyczne niepozwalające na identyfikację

Odbiorcy danych:

– Dostawca serwera, na którym działa formularz i baza zgłoszeń: Hostinger International Ltd. (Cypr) – serwer w centrum danych na Litwie (Unia Europejska)
– Dostawca poczty e-mail, przez którą wysyłamy potwierdzenia: Proton AG (Szwajcaria – państwo, wobec którego Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych)
– Banki i operatorzy płatności – w zakresie niezbędnym do zwrotu płatności

Cel przetwarzania:

– Zawarcie i realizacja umowy z kontrahentem

Podstawa prawna przetwarzania:

– Art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. niezbędność przetwarzania dla realizacji umowy – w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi
– Art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. obowiązek prawny ciążący na Administratorze w związku z realizacją umowy, w szczególności w zakresie rachunkowości i dokonywania rozliczeń podatkowych
– Art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w postaci umożliwienia zawarcia i realizacji umowy z kontrahentem – dotyczy pracowników oraz współpracowników kontrahenta
– Art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w postaci dochodzenia i obrony roszczeń wynikających z zawartej umowy

Okres przechowywania danych:

– Do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy
– Do czasu upływu terminów przechowywania danych wskazanych w przepisach prawa
– Do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu (gdy przetwarzanie oparte jest na prawnie uzasadnionym interesie Administratora)

W związku z prowadzoną działalnością, Circular Clothing sp. z o. o. będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

a) organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów – jeśli jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych,
b) podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podwykonawcom, podmiotom audytującym naszą działalność, rzeczoznawcom, lub podmiotom współpracującym z Administratorem w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
c) bankom – w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
d) podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub prawne – w zakresie niezbędnym do zapewnienia realizacji obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń,
e) firmom utylizującym lub archiwizującym dokumenty i inne nośniki – w zakresie, w jakim dane przechowywane są w wersji papierowej lub na tych nośnikach.

f) w szczególności: Shopify (platforma sklepu internetowego), operatorom płatności (m.in. Shopify Payments, Przelewy24), firmom kurierskim (InPost, DPD), Hostinger International Ltd. (serwer formularza odstąpienia od umowy), Proton AG (poczta e-mail), dostawcom aplikacji sklepu: Shopify Forms (formularze zapisu), Instafeed (wyświetlanie zdjęć z Instagrama), GoAffPro (program partnerski – po wyrażeniu zgody na pliki cookies), Microsoft (narzędzie Microsoft Clarity – wyłącznie po wyrażeniu zgody).

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo do:

a) dostępu do swoich danych osobowych,
b) sprostowania swoich danych osobowych,
c) usunięcia swoich danych osobowych,
d) ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
f) przenoszenia swoich danych osobowych,
g) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – wycofania jej w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Nadto, osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia i realizacji umów sprzedaży oraz rozliczenia prowadzonej działalności, a także wywiązania się przez Administratora z obowiązków nałożonych przepisami prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z oferty Circular Clothing sp. z o. o. musisz podać swoje dane osobowe.

W pozostałym zakresie (w szczególności w ramach przetwarzania w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Część dostawców, z których usług korzystamy, przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – w szczególności platforma Shopify (Kanada, Stany Zjednoczone), a po wyrażeniu zgody także narzędzie Microsoft Clarity (Stany Zjednoczone). Podstawą przekazania są decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony (Kanada; EU-US Data Privacy Framework dla certyfikowanych podmiotów w USA), a w ich braku – standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na contact@thehomiesclub.pl.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób prowadzący do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, powodującej skutki prawne lub w inny sposób istotnie wpływającej na osoby, których dane przetwarzamy.

Sklep korzysta z plików cookies i podobnych technologii. Pliki niezbędne do działania sklepu (koszyk, logowanie, bezpieczeństwo, zapamiętanie Państwa wyboru w banerze) stosujemy bez zgody. Pliki analityczne i marketingowe (np. statystyki, Microsoft Clarity, piksele partnerów reklamowych i afiliacyjnych) zapisujemy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies; zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach plików cookies na stronie. Mogą Państwo również usunąć lub zablokować pliki cookies w ustawieniach przeglądarki.

Cel przetwarzania:

– Analiza sposobu korzystania ze sklepu (kliknięcia, przewijanie, ruchy kursora, przejścia między stronami) w postaci map cieplnych i nagrań sesji – w celu poprawy działania i wyglądu sklepu

Zakres danych:

– Identyfikator przeglądarki zapisany w plikach cookies (m.in. _clck, _clsk), informacje o urządzeniu i przeglądarce, przybliżona lokalizacja ustalona na podstawie adresu IP, odwiedzane strony i interakcje z nimi. Treść wpisywana w pola formularzy, w tym formularza odstąpienia od umowy, jest maskowana i nie trafia do nagrań

Podstawa prawna przetwarzania:

– Art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. zgoda, wyrażona w ustawieniach plików cookies (art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej). Bez Państwa zgody Clarity nie nagrywa sesji i nie zapisuje plików cookies. Zgodę można w każdej chwili wycofać w ustawieniach plików cookies, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem

Odbiorca danych i przekazanie poza EOG:

– Microsoft Corporation (USA) jako dostawca narzędzia Clarity. Dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), w ramach której Microsoft jest certyfikowany

Okres przechowywania danych:

– Pliki cookies Clarity – do 12 miesięcy (_clck) i do 1 dnia (_clsk); nagrania sesji i dane analityczne – przez okres określony w zasadach Clarity (nagrania zasadniczo do 30 dni, dane zbiorcze do 13 miesięcy)

Politykę prywatności aktualizujemy, gdy zmieniają się sposoby lub cele przetwarzania danych. O istotnych zmianach informujemy na stronie sklepu (komunikat), a zarejestrowanych klientów i subskrybentów newslettera – także e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://thehomiesclub.pl/policies/privacy-policy, a data ostatniej aktualizacji jest podana na jej końcu.

Data ostatniej aktualizacji: 15.10.2026